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3 strumenti per automatizzare il lavoro e aumentare la produttività per Wedding Pros

La vita di un Wedding Planner o di un Fornitore di servizi per il Wedding è per sua natura (e ahimé buona pace di noi che abbiamo scelto questo lavoro) frenetica, lo so!

Scadenze serrate, dettagli intricati e molte ore spese a progettare e/o coordinare ogni aspetto del grande giorno dei nostri Sposi.


Ma cosa succederebbe se ti dicessi che esistono oggi soluzioni facili e smart per automatizzare il tuo lavoro come professionista del Wedding e aumentare la produttività? L’automatizzazione di alcuni aspetti del tuo lavoro - oggi che esistono tanti strumenti per farlo - può essere la chiave per avere un equilibrio migliore tra vita professionale e privata.


No, non sto parlando di farti sostituire dall'IA davanti alla sfuriata della mamma dello sposo ché vuole cambiare di tavolo last minute i "suoi" 73 ospiti e da la colpa a te della pianta dei tavoli // fame nel mondo // cambiamento climatico // crespo dei suoi capelli dopo 400 euro di parrucchiere la mattina del matrimonio alle 6:15. Per quello (ancora) non ho soluzione.

Parlo di un aiutino intelligente nell'operatività di tutti i giorni. Siamo tutti impegnati, ogni giorno abbiamo tante di quelle cose da fare che nemmeno noi stessi sappiamo come fare ad aiutarci. Tanti anni fa anche io avrei voluto avere tutti strumenti digitali come quelli che ti farò scoprire tra poco, invece mi toccava carta, penna, tanta fantasia e imparare a usare EXCEL (spoiler, non l'ho mai imparato del tutto...).


Quindi, perché renderti tutto più complicato del dovuto quando OGGI hai strumenti digitali che possono semplificarti il processo tecnico e creativo??? Non c'è ragione, ovvio.

In questo nuovo blog post voglio svelarti alcuni strumenti MAI-PIÙ-SENZA, che io stessa ed il mio Team utilizziamo abitualmente durante il lavoro, e che ti aiuteranno a incrementare la tua produttività, semplificare il tuo lavoro e migliorare il tuo business risparmiando tempo prezioso, da poterti ritagliare per te stess*!


Parola d’ordine? Automatizzare - organizzare - semplificare.



Rispetto a quando io ho creato il mio wedding business, nel lontano ormai 2008, tu oggi hai molte più possibilità di facilitare il tuo lavoro. I miei tempi erano più difficili da un certo punto di vista, mi ritrovavo sommersa di cose da fare ed anche da sola, dalla creazione di allestimenti, a call telefoniche (non esisteva Zoom - ma come abbiamo fatto?!?), a email infinite ogni giorno da dover mandare, appuntamenti da prendere NELL'AGENDINA, ecc.


Ricordo che se dimenticavo l'Agendina ero PERSA. SPACCIATA.


Oggi non è più cosi, e per te da questo punto di vista è molto più semplice.

Ma andiamo a noi, come ti dicevo esistono tantiiiissimi strumenti che puoi utilizzare, ed oggi voglio introdurti ai miei tre top-favorites:



#1 IL TUO MIGLIORE AMICO PER IL DESIGN: CANVA


Essere un Pros del Wedding di successo richieste una vasta gamma di competenze, tra cui la creazione di materiali grafici di alta qualità. Nel tuo caso è fondamentale sapere trasformare le tue idee in creazioni e lavori grafici unici e con un look accattivante, non solo per gli sposi, ma anche per il tuo stesso Brand (da Instagram, al Sito, alla tua Pricing Guide). E proprio per questo ecco che entra in gioco Canva, da oggi il tuo migliore amico nel design!


Canva, se utilizzato con intelligenza, può davvero semplificare il tuo lavoro da Wedding Planner, rendendo la creazione e la gestione dei materiali grafici un gioco da ragazzi, non solo per i matrimoni ma anche per ogni evento che organizzerai! Ecco perché Canva è il mio migliore amico, e lo diventerà anche per te!


Come sfruttare Canva se sei un Wedding Planner

Quindi, come sfruttare al meglio questo fantastico alleato nel design per semplificare al meglio il tuo tempo e il tuo lavoro?


Modelli creativi: Canva offre una vasta gamma di template predefiniti per inviti, programmi, menu, card segnaposto e molto altro ancora. Personali come più preferisci e adattarli al meglio allo stile unico di ogni matrimonio!


Collabora in modo semplice: Puoi invitare il tuo Team a collaborare direttamente sui progetti in Canva. Questo significa “addio alle innumerevoli email con allegati!”. Tutte le modifiche possono essere fatte direttamente sulla piattaforma Canva, rendendo la comunicazione più chiara e riducendo gli errori a zero!


Accedi dove e quando vuoi tu: Canva vive nel cloud, il che significa che puoi accedere ai tuoi progetti da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Questa flessibilità ti permette di lavorare quando e dove vuoi, perfetta se sei un Wedding Planner, un Flower Designer, un Creativo sempre in movimento.


Canva ti salva la vita se in evento devi buttar fuori una grafica last minute: nomi di ospiti da aggiungere, cartelli per le navette da stampare perché l'autista l'ha dimenticato... le prime due cose che mi vengono in mente e che accadono abitualmente.

Identità coerente: Se hai diversi matrimoni da organizzare e vuoi mantenere un’identità coerente e un fil-rouge unico per ciascuno, allora Canva è la risposta! Puoi creare modelli di design personalizzati con colori e identità di ciascun cliente. Così, ogni evento avrà un tocco unico, dal “Save the date” ai gadget che distribuirai durante il party. Tutto sarà in perfetta armonia.



#2 L’ALLEATO PERFETTO PER IL VISUAL MARKETING: LATER


Visual Marketing per Wedding Planner: Later

Sappiamo benissimo che ormai i social media fanno parte di noi e del nostro lavoro nel Wedding. Devi però imparare a sfruttarli al meglio, e questo non significa pubblicare foto a caso di matrimoni di 6 anni fa che nemmeno ti rappresentano più (magari con sotto una frase presa letteralmente dal cioccolatini dei Baci Perugina). No no no!


E lo so, LO SO. Il Social Media Marketing ormai è un SECONDO LAVORO per tutti noi.

SE non lo fai (e bene) finisci perso nel mare magnum dei contenuti che ormai tutti postano ogni minuto, ogni giorno.

Se vuoi essere un professionista devi agire e pensare da professionista. Hai mai sentito parlare di Later??? Se mi segui da tempo, allora quasi sicuramente si! LATER è uno strumento di programmazione dei social media molto intuitivo e dall'interfaccia accattivante, che ti permette di pianificare, creare e programmare post su piattaforme come Instagram, Facebook, Twitter e Pinterest. Potresti pensare: "Ma cosa c'entra LATER con il mio lavoro da Wedding Planner o fornitore?" La risposta è semplice: la promozione e la condivisione dei tuoi progetti sono fondamentali per attirare nuovi clienti in Target e condividere con il tuo pubblico una visione estetica coerente ed equilibrata con il tuo BRAND. Vuoi mettere un pubblicazione pensata, programmata ed esteticamente coerente con una invece fatta a casaccio e senza che porti nulla di buono e concreto al tuo business???

Ecco come LATER (o altre App di programmazione editoriale similari) può aiutarti:


Pianificazione Efficiente: puoi pianificare i post dei tuoi matrimoni e dei tuoi eventi, creare un calendario di contenuti e organizzare tutto in anticipo. Non dovrai più preoccuparti di pubblicare manualmente ogni singolo post, ogni giorno, ma questo verrà fatto in automatico, fantastico no?


Ad esempio, puoi programmare tutto il mese il primo lunedì, e avere altri 30 giorni liberi da stress per poterti dedicare ad altro, sapendo che almeno i contenuti essenziali per tenere alta l'attenzione sul tuo brand, stanno andando "da soli".

Come utilizzare al meglio Later per Wedding Pros


Preview: La cosa che trovavo più difficile, PRIMA di Later, era dare coerenza visiva al feed. Se pubblicavo una foto, poi andavo in sbatti per capire quale altra potesse andarci bene vicina, ma non potevo fare delle prove ma solo immaginare - o cancellare se il risultato non mi piaceva. Follia! Ora, con queste App, puoi provare, cambiare, invertire l'ordine delle immagini finché non trovi la combo perfetta, e visualizzare come sarà il tuo feed non solo oggi, ma anche nelle future settimane!


Analisi dei Dati: queste App ti offrono degli strumenti di analisi per monitorare le prestazioni dei tuoi post. Potrai vedere quali contenuti funzionano meglio così da adattare la tua strategia e quando è il caso aggiustare anche un po' il tiro!


Risparmio di Tempo: Automatizzando la pubblicazione dei contenuti, risparmierai tempo prezioso che potrai dedicare a pianificare matrimoni straordinari... o ad andartene in meritata vacanza ;)



#2 IL TUO TEMPO È PREZIOSO: CALENDLY


Ogni giorno, la vita di un imprenditore nel settore dei matrimoni è una continua sfida, ma una cosa è certa: la gestione degli impegni e degli appuntamenti diventa sempre più complicata! Man mano che il tuo business cresce, cresce anche la quantità di cose da fare. Il tempo diventa un bene prezioso, e tra fornitori da contattare e video-call con i clienti, sembra che non ci siano mai abbastanza ore in una giornata.


Ti è mai successo di dire "Ci sentiamo a quell'ora" e poi renderti conto che... chessò... avevi il dentista?

O che una Zoom con degli sposi si protraesse un po' oltre, e non sai come avvisare gli sposi successivi che sei dannatamente in ritardo?

Come semplificare e bilanciare l'agenda di un Wedding Planner: Calendly

Penso di avere la soluzione perfetta per semplificare e bilanciare la tua AGENDA: Calendly! Si tratta di un fantastico strumento di pianificazione degli appuntamenti online che renderà la tua vita professionale molto più gestibile. Io stessa ho iniziato ad utilizzarlo per le Consulenze one-to-one di Emex Academy, per far si che gli slot non si sovrapponessero con gli impegni Weddings. E mi sono subito resa conto dell'enorme potenzialità della app. Potevo gestire l'intera agenda appuntamenti così.


Non solo: con Calendly ho detto “addio” al ping-pong infinito di email per cercare di concordare un orario disponibile, ora ai Clienti basta un semplice clic per scegliere in base alla MIA agenda, il LORO orario più comodo. Questo puoi farlo anche tu, ecco come:


Registra un Account: Il primo passo è registrarsi, e il bello è che puoi farlo anche con la versione gratuita, che offre già un sacco di funzionalità utili.


Personalizza il Tuo Calendario: Configura il tuo calendario in base alle tue preferenze ed esigenze. Puoi decidere quali giorni e orari vuoi rendere disponibili per gli incontri, in modo da adattarli facilmente ai tuoi altri impegni di lavoro o ai tuoi programmi personali.


Condividi il Link di Calendly: Una volta configurato, condividi il link del tuo Calendly con clienti e fornitori. Saranno in grado di selezionare un orario che funzioni per loro, il che significa meno scambi di email a vuoto!


Integrazioni Utili: Calendly si integra senza problemi con altre App come il Calendario Apple, Google Calendar e Zoom, semplificando ulteriormente la gestione degli appuntamenti. Questo ti consentirà di far comunicare le varie App tra loro così da organizzare al meglio ogni tuo impegno senza sovrapposizioni.


Promemoria Automatici: Non dimenticare di impostare promemoria automatici per gli appuntamenti. Questo ti aiuterà invece a evitare cancellazioni last-minute e a mantenere il tuo calendario aggiornato in tempo reale.


Queste tre App sono solo l'inizio per rendere il tuo lavoro più leggero ed organizzato!


Ci sono molti altri strumenti digitali che possono migliorare la tua efficienza lavorativa e permetterti di dedicare più tempo alla tua vita privata, non ne faccio segreto nei miei corsi Emex Academy perché voglio aiutare i miei Aironi ad essere performanti, organizzati, e soprattutto guadagnare uno stile di vita bilanciato, che possa farti risparmiare tempo prezioso da dedicare anche a te e a ciò che ami.



Ricorda, il tuo obiettivo principale è offrire un servizio di alta qualità ai tuoi Clienti e creare degli eventi indimenticabili. Gli strumenti digitali sono qui per aiutarti a raggiungere questo obiettivo in modo più efficiente, efficace e veloce, devi solo testarli e scegliere ciò che è il più adatto alle tue esigenze.


Comincia a semplificare il tuo lavoro oggi stesso. Se hai bisogno di ulteriori consigli o hai bisogno di una strategia per migliorare il tuo Time Management o la struttura del tuo Business, trovi le Consulenze Emex Academy qui.


Io e il mio Team, siamo qui per aiutarti a navigare con successo nella giungla della Wedding Industry, raggiungendo vette sempre più alte!


Cosa stai aspettando? Sei pront* a spiccare il volo?


 

Sono Elisa Mocci, Destination Wedding Planner, e stai leggendo il mio EMEX Blog.


Se vuoi vedere e ascoltare dal vivo tantissimi altri argomenti come questo, vola su EMEXTV, il mio Canale YouTube ricco di video e contenuti gratuiti per aiutarti a volare più in alto nella giungla del Wedding e degli Eventi.

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Grazie per avermi letto fin qui.


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